Comunicazione assertiva in azienda: la chiave per team ad alte prestazioni
La comunicazione efficace è il cuore pulsante di ogni azienda di successo, ma troppe organizzazioni sottovalutano il suo impatto.
La vera sfida non è una mancanza di competenze tecniche, ma l’assenza di una comunicazione aziendale che favorisca il rispetto, la collaborazione e il confronto costruttivo tra dipartimenti e persone. In un contesto lavorativo sempre più complesso e incerto, saper comunicare in modo chiaro e assertivo non è solo un vantaggio: è una necessità strategica per il successo.
Nel mondo aziendale di oggi, una realtà sconcertante emerge dalle ricerche: il 94% dei team cross-funzionali fallisce nel raggiungere i propri obiettivi, nonostante talenti di primo livello e risorse adeguate. Non solo, ma le aziende soffrono di un basso livello di persone engaged (13% a livello mondiale secondo Gallup) e i talenti acquisiti non restano in azienda a lungo.
Qual è la causa principale d’inefficienza e disengagement? Spesso non è la mancanza di competenze tecniche, ma l’incapacità di interagire fra dipartimenti e di comunicare fra le persone in modo efficace, rispettoso e costruttivo.
Anche i migliori talenti saranno inefficienti se non si crea un ambiente che permetta alle persone di apportare il loro contributo, di confrontarsi apertamente fra loro e di esprimere la propria creatività, soprattutto in contesti complessi e incerti come quelli attuali.
La comunicazione nei team moderni: nuove sfide e opportunità
Il contesto in cui operano i team moderni ha subito trasformazioni profonde. Dopo la crisi pandemica mondiale del 2020, il contesto VUCA (Volatile, Incerto, Complesso e Ambiguo) si è evoluto in BANI (Fragile, Ansioso, Non-lineare e Incomprensibile), ponendo nuove sfide alla aziende. I team si trovano a navigare in un territorio complesso, dove il lavoro ibrido ha ridefinito le modalità di interazione, le differenze culturali e generazionali richiedono una maggiore flessibilità comunicativa, e la necessità di prendere decisioni rapide con informazioni incomplete è diventata la norma.
Non solo, ma la trasformazione digitale ha moltiplicato i canali di comunicazione disponibili, aumentando la velocità delle interazioni ma anche la complessità del coordinamento.
Paradossalmente, più aumentano gli strumenti a nostra disposizione, più diventa cruciale la capacità di costruire relazioni autentiche e mantenere una comunicazione efficace.
Il vero impatto delle dinamiche relazionali sul business
Errori di coordinamento, riunioni improduttive, malintesi e conflitti non costruttivi non sono semplici “problemi di comunicazione” da delegare alle Risorse Umane. Rappresentano veri e propri ostacoli alla produttività che erodono quotidianamente il potenziale delle organizzazioni.
Il tempo prezioso sprecato in incomprensioni e conflitti, le opportunità mancate per mancanza di allineamento, i talenti che si demotivano e scelgono di andarsene, le innovazioni che non emergono per paura del giudizio: sono tutti costi nascosti ma reali che impattano direttamente sulla bottom line aziendale.
La buona notizia? Esiste un approccio strutturato per superare questi ostacoli: la comunicazione assertiva, ovvero la capacità delle persone di sviluppare, migliorare o riparare le dinamiche relazionali all’interno del team, per risolvere i problemi e raggiungere obiettivi comuni.
Come la creatività e il problem solving, anche la capacità comunicativa si puo imparare e costituisce anzi il punto di partenza per costruire quella maturità di squadra di cui abbiamo parlato in questo articolo, e diventare dei problem solver creativi e innovativi, come spiegavamo qui. Non solo, ma la comunicazione assertiva ed è efficace è una componente essenziale della leadership, soft skill emergente fra le competenze più richieste nel mondo del lavoro.
Le basi della comunicazione assertiva aziendale: un ponte tra competenze e le fondamenta della performance
Immaginate il vostro team come un castello medievale, dove ogni torre rappresenta un’area di expertise. Senza ponti levatoi efficaci tra queste torri – ovvero senza una comunicazione assertiva – anche i migliori esperti rimangono isolati, incapaci di combinare le loro competenze per raggiungere obiettivi comuni.
La comunicazione assertiva in azienda non è un “nice to have”, ma un elemento fondamentale della maturità di squadra. È il ponte che permette di trasformare gruppi di esperti in team ad alte prestazioni, accelerare i processi decisionali riducendo incomprensioni e conflitti, costruire quella sicurezza psicologica che Google ha identificato come elemento chiave dei team di successo, e creare un ambiente dove l’innovazione può fiorire attraverso lo scambio aperto di idee.
Come gli ingegneri lavorano alla costruzione di ponti e castelli solidi e duraturi, allo stesso modo all’interno delle aziende occorre lavorare all’ingegneria delle relazioni, formando le persone alle competenze specifiche che permettono interazoni sane, valorizzanti e costruttive fra le persone, in qualsiasi circostanza.
Comunicazione assertiva in azienda: molto più di “Dire la propria”
Quando parliamo di comunicazione assertiva in azienda, molti pensano semplicemente a “esprimere la propria opinione con fermezza”. Ma nei team ad alte prestazioni, l’assertività assume un significato più ampio e strategico: è la capacità di creare uno spazio di comunicazione sicuro dove le informazioni fluiscono liberamente, i feedback sono costruttivi e i conflitti diventano opportunità di crescita.
Questo presuppone due capacità fondamentali delle persone: l’arte dell’ascolto attivo e la capacità di gestire le emozioni proprie e altrui.
La base della comunicazione assertiva: l’ascolto attivo
Alla base della comunicazione l’ascolto attivo emerge come una competenza fondamentale, il punto di partenza per qualsiasi interazione significativa. Senza un ascolto profondo e consapevole, anche le tecniche più sofisticate di comunicazione rischiano di trasformarsi in meri esercizi di stile.
L’ascolto attivo rappresenta molto più che il semplice “stare a sentire”. È un’abilità sofisticata che richiede presenza mentale, astrazione da sé e dai propri pensieri e disponibilità per l’interlocutore. Al suo cuore troviamo la capacità di creare uno spazio sicuro dove l’altro si sente davvero ascoltato, mettendo da parte il nostro impulso di preparare la risposta mentre l’altro sta ancora parlando o di pensare ad altro.
L’ascolto attivo richiede una pratica costante e la riformulazione gioca un ruolo chiave nel processo. Quando restituiamo all’interlocutore la nostra comprensione del suo messaggio, non solo verifichiamo di aver capito correttamente, ma comunichiamo anche il nostro impegno attivo nell’interazione. Questo crea un circolo virtuoso di comprensione reciproca e fiducia.
La gestione delle emozioni nella comunicazione aziendale
Nel contesto aziendale, tendiamo spesso a sottovalutare il ruolo delle emozioni nella comunicazione, cercando di mantenere un’apparente “professionalità” che può risultare sterile e inefficace. La vera professionalità sta invece nel saper riconoscere e gestire la dimensione emotiva della comunicazione.
Il primo passo è sviluppare la consapevolezza dei nostri trigger emotivi e di come questi influenzano il nostro modo di comunicare. Quando ci sentiamo sotto pressione, minacciati o frustrati, la nostra capacità di comunicare in modo assertivo può essere compromessa. Imparare a riconoscere questi momenti e a gestirli con tecniche di autoregolazione diventa fondamentale.
Non solo, ma è importante saper riconoscere lo stato emotivo del proprio interlocutore, per capire se e quanto è in preda alle emozioni o disponibile al dialogo. Questo richiede l’ascolto attivo e quella che oggi viene chiamata l’intelligenza emotiva e relazionale.
I tre livelli essenziali della comunicazione assertiva ed efficace in azienda
L’importanza dell’ascolto attivo e della gestione delle emozioni ci spiegano perché non basta mettere insieme persone competenti e dire loro di “comunicare meglio” per avere un team efficace e coeso. Come ogni elemento della maturità di squadra, la comunicazione assertiva non è innata e purtroppo non è ancora insegnata a scuola. La comunicazione assertiva si sviluppa sul campo.
Tuttavia è possibile accelerarne lo sviluppo nella cultura aziendale attraverso un percorso formativo strutturato che coinvolge tre livelli:
1. Livello Operativo: chiarezza e precisione
- Saper formulare richieste chiare e concrete
- Verificare la comprensione reciproca
- Dare e ricevere feedback specifici e actionable
- Distinguere tra fatti, opinioni e sentimenti
2. Livello Relazionale: costruire la fiducia
- Creare un ambiente psicologicamente sicuro
- Gestire i conflitti in modo costruttivo
- Valorizzare i contributi e le qualità di ogni membro del team
- Mantenere un equilibrio tra fermezza e rispetto
3. Livello Strategico: facilitare l’intelligenza collettiva
- Stimolare il dialogo costruttivo
- Facilitare la presa di decisioni condivise
- Promuovere l’innovazione attraverso lo scambio di idee
- Costruire una cultura di feedback continuo
Dalle fondamenta alla pratica: le competenze chiave per sviluppare le abilità comunicative nei team
Saper tradurre questi tre pilastri in pratica quotidiana, significa costruire un’organizzazione solida, fondata su chiarezza nelle informazioni, fiducia tra le persone, critiche costruttive e capacità di collaborazione. La fluidità della comunicazione è infatti sinonimo di coordinamento e coesione, ingredienti chiave di una squadra matura, che sa lavorare bene insieme anche nei contesti più turbolenti.
Proprio come un castello medievale richiede diversi elementi architettonici per essere inespugnabile – ponti levatoi per controllare gli accessi, bastioni per la difesa, torri di guardia per l’osservazione – anche la comunicazione assertiva in azienda necessita di strutture e strumenti specifici che occorre conoscere e praticare per essere efficace. Ogni elemento ha un ruolo preciso e contribuisce alla solidità dell’insieme.
Il ponte levatoio: la comunicazione operativa in azione
Immaginate di dover coordinare due squadre che lavorano su parti diverse dello stesso progetto, proprio come le maestranze che costruiscono ali diverse di un castello. Il successo dipende dalla precisione della comunicazione fra squadre. Questo non vuol dire semplicemente trasmettere le informazioni con report dettagliati. Occorre conoscere e rispettare quelle che abbiamo definito Le Otto Regole della Comunicazione Operativa Efficace:
- Preparare il messaggio prima di comunicare
- Scegliere il momento giusto per l’interazione
- Considerare il tempo a disposizione
- Usare formulazioni positive (“Facciamo così” invece di “Non fare così”)
- Seguire la regola delle 3C: Chiaro, Conciso, Concreto
- Illustrare con esempi pratici
- Verificare la comprensione
- Considerare lo stato d’animo dell’interlocutore
Nella pratica, per fare un esempio, invece di un brusco “Il report non va bene, rifallo”, le persone capaci di una comunicazione assertiva sanno dire: “Ho dato un’occhiata al report. Mi servirebbe vedere il confronto con l’anno scorso e cosa proponi per migliorare. Ti va se lo guardiamo insieme prima di venerdì?”
Questa comunicazione assertiva è più efficace, perché precisa cosa manca nel report e specifica cosa si aspetta l’interlocutore, proponendo un aiuto per fare meglio. Mentre la prima formulazione, critica, produce blocchi e risentimenti, la seconda invita al miglioramento e alla collaborazione immediata.
Conoscere e mettere in pratica queste otto regole permette di migliorare la chiarezza nella comunicazione fra colleghi e fra dipartimenti a livello operativo.
I bastioni: costruire relazioni di fiducia
Tuttavia perché un team funzioni bene, la semplice chiarezza operativa non basta. Occorre costruire relazioni solide basate sulla fiducia.
La comunicazione assertiva consolida un insieme di competenze relazionali chiave, lavorando sulla capacità delle persone ad esprimere il proprio punto di vista e le proprie esigenze, mantenendo il rispetto e la considerazione per il proprio interlocutore. L’obiettivo è infatti di mantenere una relazione basata sulla fiducia, qualunque cosa si debba comunicare, anche le notizie sgradevoli, quando serve.
Prima fra tutte, la capacità di dire “no” con rispetto e assertività: di fronte a una richiesta non accettabile, invece di evitare l’interlocutore o di rispondere in modo aggressivo, si puo imparare a spiegare le proprie ragioni ed essere costruttivi: “Apprezzo che tu abbia pensato a me per questo progetto. In questo momento però sono già impegnato su tre progetti prioritari e non potrei garantire la qualità che meriti. Possiamo vedere insieme delle alternative?”
Altrettanto importante è l’abilità di reinquadrare le situazioni quando un collega sembra bloccato in una prospettiva limitante. Invece di alimentare la negatività, si può aiutare l’altro a vedere nuove possibilità: “Capisco la tua frustrazione per il cambio di strategia. Potremmo vedere insieme quali opportunità si aprono con questo nuovo approccio?”
L’espressione di punti di vista divergenti diventa un’occasione di arricchimento reciproco quando si basa su una comunicazione assertiva. Non si tratta di imporre la propria visione, ma di condividere una prospettiva diversa: “Ho ascoltato con attenzione la tua proposta. Ho una visione differente che vorrei condividere. Possiamo esplorare insieme i pro e i contro di entrambi gli approcci?”
Queste competenze si integrano in un protocollo di collaborazione preciso: quando si ha bisogno di formulare una richiesta a un collega, non basta chiedere. Occorre anche dare la possibilità al nostro interlocutore di esprimere di quali risorse ha bisogno per poter soddisfare la nostra richiesta (tempo, mezzi, conoscenze, etc), creando una sorta di ‘contratto di collaborazione’ in cui si negozia una soluzione vantaggiosa per tutti.
Siate sinceri, quanti di voi danno spazio a questo dialogo nel chiedere qualcosa a un collega?
Eppure l’efficacia di questo approccio emerge chiaramente negli esempi quotidiani. Quando un collega sopraffatto dal lavoro esclama “Ho troppe cose da fare, qualcuno deve aiutarmi con questo progetto”, una risposta assertiva trasforma il lamento in azione: “Con questi tre progetti insieme non ce la faccio a mantenere la qualità che vorrei. Possiamo vedere insieme come redistribuire alcuni compiti?”
Provare per credere, se imparare a interagire con i colleghi in modo assertivo puo sembrare artificioso all’inizio, con l’abitudine questo modo di parlare contribuisce a creare un ambiente più calmo e propositivo, in cui emergono emozioni positive. Il risultato globale è la riduzione di incomprensioni, tensioni e conflitti, maggior benessere e coesione fra le persone, in particolare di fronte a situazioni complesse e problematiche.
Le torri di guardia: gestire i momenti critici
Come le torri di guardia permettono di anticipare le minacce, la comunicazione assertiva offre anche strumenti per gestire situazioni delicate. Ad esempio come esprimere critiche costruttive e favorire la formazione fra i colleghi attraverso dei feedback sinceri, regolari e propositivi. Un feedback costruttivo si basa su un equilibrio preciso: evidenziare elementi positivi sul know-how, identificare un’area di miglioramento, e concludere con un elemento positivo sulle soft skills.
Questo approccio trasforma completamente il modo di dare feedback. Un secco “La tua presentazione era troppo lunga” diventa un’opportunità di crescita: “Complimenti per la presentazione, l’analisi dei dati è molto bella. L’unico suggerimento che ti darei per la prossima volta è di puntare dritto ai 3 punti chiave. Bravo in ogni caso per come hai gestito le domande difficili!”
Vi sembra lungo? E infatti è più lungo di una critica negativa. Ma un feedback di questo tipo segnala a chi lo riceve:
- Cosa ha imparato a fare bene (e quindi non deve più prestarci troppa attenzione in futuro), mantenendo alta la fiducia della persona e l’attenzione per quel che stiamo dicendo
- Cosa deve migliorare per rispondere alle aspettative ovvero delle opzioni ulteriori per variare la propria pratica, con un approccio propositivo piùttosto che critico, che permette alle persone di imparare
- Le qualità che gli riconosciamo, che ha dimostrato nel lavoro svolto, valorizzandone la stima in sé e rinforzando la relazione di ficucia con noi. Provare per credere.
Come implementare la comunicazione assertiva nel team aziendale: consigli pratici
È facile parlare di comunicazione assertiva, più complesso metterla in pratica quando le scadenze incombono e le tensioni salgono. Ecco perché serve un approccio strutturato ma pragmatico, che parta da piccoli cambiamenti quotidiani.
Costruire il “contratto di squadra” per lavorare meglio insieme
Prima di tutto, il team deve definire le proprie regole del gioco. Non si tratta di creare un documento formale destinato a finire in un cassetto, ma di stabilire un vero e proprio patto di squadra sul modo di lavorare insieme. Questo accordo si sviluppa attorno a due assi principali: i comportamenti che ci aiutano e quelli che ci frenano.
Da un lato, il team si impegna a parlare di fatti concreti, condividere le informazioni tempestivamente, dare feedback specifici e costruttivi, e chiedere aiuto quando necessario. Dall’altro, si riconosce l’importanza di evitare comportamenti dannosi come parlare male degli assenti, trattenere informazioni “per sicurezza”, criticare senza proporre alternative o fingere di aver capito quando non è così.
I rituali che costruiscono l’eccellenza
Non servono grandi rivoluzioni per migliorare la comunicazione. Spesso sono i piccoli rituali quotidiani a fare la differenza. Il check-in veloce di inizio giornata diventa un momento prezioso dove condividere focus e potenziali necessità di supporto. Lo stand-up settimanale trasforma quindici minuti in un momento chiave di allineamento, dove il team può confrontarsi su successi, ostacoli e necessità. La retrospettiva mensile crea quello spazio sicuro dove scambiare feedback costruttivi, celebrare i successi e affrontare apertamente le difficoltà.
Gli indicatori di una comunicazione efficace
La comunicazione assertiva non è un obiettivo astratto, ma si manifesta attraverso risultati tangibili nel quotidiano:
- Le riunioni diventano più brevi e produttive
- I conflitti si trasformano in discussioni costruttive
- Le persone si sentono più libere di condividere idee e dubbi
- I problemi vengono affrontati prima che diventino crisi
- Il team trova soluzioni creative anche sotto pressione
Il percorso verso una comunicazione efficace: l’approccio Playnbe
Sviluppare una comunicazione assertiva nel team è come imparare una nuova lingua: richiede pratica costante e una guida esperta.
La domanda non è “se” migliorare la comunicazione, ma “come” farlo in modo rapido ed efficace. È qui che entra in gioco l’approccio innovativo del serious play.
Il percorso formativo Playnbe ‘Comunicare in modo assertivo ed efficace’ risponde a questa esigenza attraverso workshop interattivi e sessioni di Play & Learn che creano un ambiente sicuro dove sperimentare nuovi modi di comunicare.
Il percorso si articola in tre fasi:
Fase 1: diagnosi attraverso il gioco – “Oh che bel castello!”
Invece di partire da questionari teorici, utilizziamo una simulazione coinvolgente: la costruzione di un castello di carte in team separati. Questo “gioco serio” rivela in modo naturale le dinamiche comunicative esistenti:
- Come i team gestiscono le informazioni
- Quali sono i pattern di coordinamento
- Come vengono prese le decisioni
- Dove si creano i blocchi comunicativi
Il gioco serio non è un momento di svago, ma un potente strumento di trasformazione organizzativa. In poche ore di simulazione emergono dinamiche che normalmente richiederebbero mesi per essere identificate e affrontate.
Fase 2: Sviluppo di competenze comunicative
Sulla base di quanto emerso dalla diagnosi, proponiamo un primo percorso formativo su misura che lavora su due livelli:
Livello Operativo:
- Tecniche di comunicazione chiara e concreta
- Strumenti per dare e ricevere feedback
- Strumenti di chiarimento di obiettivi, ruoli e responsabilità
- Protocolli di richiesta e collaborazione
Livello Relazionale:
- Costruzione della fiducia reciproca
- Creazione di un ambiente psicologicamente sicuro
- Sviluppo dell’empatia e dell’ascolto attivo
- Gestione assertiva di divergenze e conflitti
- Valorizzazione delle differenze nel team
Fase 3: Facilitazione dell’intelligenza collettiva
Il percorso si completa con la formazione alle tecniche di facilitazione, per:
- Trasformare le riunioni da momenti di frustrazione a sessioni produttive
- Facilitare processi decisionali inclusivi ed efficaci
- Stimolare la creatività e l’innovazione nel team
- Mantenere alto l’engagement anche negli incontri strategici
L’intero percorso si sviluppa in modo progressivo e organico, basato sull’approccio esperienziale “learning by doing”, in grado di creare cambiamenti duraturi nelle dinamiche di squadra. Non si tratta di soluzioni temporanee o di ricette preconfezionate, ma di una vera e propria trasformazione del modo in cui il team comunica e collabora.
Sviluppare una dinamica interna autonoma e virtuosa grazie all’approccio Playnbe per la comunicazione efficace in azienda
L’obiettivo finale del percorso di formazione Playnbe alla comunicazione assertiva è di sviluppare una piena autonomia nella gestione della comunicazione. Il team diventa capace di autoregolarsi e di mantenere alte le proprie performance comunicative anche di fronte alle sfide più complesse.
Non solo, ma le persone formate diventano ambasciatori interni della comunicazione assertiva. Attraverso la messa in pratica degli strumenti, le persone diventano dei modelli di comportamenti efficaci che i colleghi possono imitare.
Inoltre l’approccio Playnbe alla comunicazione prevede dei meccanismi di mentoring in cui sono i colleghi a formare i propri colleghi alle tecniche di comunicazione efficace. Un gruppo pilota si incarica di formare i propri colleghi agli strumenti più importanti. Questi ultimi a loro volta trasmetteranno quanto appreso ad altre persone, con la supervisione dei primi.
Il risultato è una learning community interna che trasforma a piccoli passi la cultura aziendale, con un livello di engagement più alto fra chi partecipa, l’entusiasmo e la fierezza di contribuire al benessere in azienda, e la possibilità di conoscersi meglio, con maggior fiducia fra colleghi nel quotidiano.
L’impatto della comunicazione assertiva sul business: oltre i numeri
Nel mondo aziendale, troppo spesso ci concentriamo sugli aspetti tangibili – processi, tecnologie, KPI – sottovalutando l’impatto delle dinamiche relazionali. Eppure, i dati parlano chiaro: le comunicazioni inefficaci costano alle aziende in media 37 miliardi di dollari all’anno, mentre il 97% dei dipendenti riconosce come la mancanza di allineamento impatti negativamente sui risultati dei progetti.
Non sorprende quindi che i team con una comunicazione efficace mostrino una produttività superiore del 25% rispetto alla media. Questi numeri non sono solo statistiche: rappresentano il valore reale che una comunicazione assertiva può portare all’organizzazione.
Costruire l’ingegneria delle relazioni e un castello solido di interazioni efficaci diventa oggi una priorità.
È il momento di agire.
Se riconosci questi segnali nel tuo team:
- Riunioni che si dilatano senza conclusioni
- Informazioni che si perdono tra i reparti
- Conflitti irrisolti che minano la produttività
- Potenziale inespresso per comunicazioni inefficaci
È il momento di fare il passo successivo.
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Contattami per saperne di più:
- Email: nadia@playnbe.com
- Tel: +39.389.2613719
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